– COMMUNICATION –
Les avantages et limites de l’externalisation
Jérémy, gérant de l’Expert de la Machine à coudre m’a délégué la gestion de sa communication depuis 2 ans.
Faire appel à un prestataire extérieur, spécialisé dans un domaine d’activité a de nombreux avantages mais peut s’avérer ne pas être la solution idéale. Pour vous aider dans votre prise de décision, j’ai résumé ici les aspects positifs et limitants de l’externalisation, ainsi que les fonctions qui peuvent l’être.
Mais avant tout, une explication de ce qu’est l’externalisation s’impose.
C’est quoi l’externalisation ?
Tout comme son nom l’indique, il s’agit de faire appel à une personne extérieure à l’entreprise (et non à l’IA, qui ne peut fonctionner sans l’intervention d’un tierce – et c’est un autre sujet) pour assurer certaines missions.
Ce prestataire intervient souvent ponctuellement, en renfort ou de manière régulière à temps partagé (avec d’autres entreprises).
Les activités qui peuvent être confiées à ce prestataire extérieur sont toutes les fonctions non stratégiques de la société et/ou celles qui ne font pas inétgralement partie de son métier.
Liste non exhaustive des activités qui peuvent être déléguées :
- Les fonctions administratives et de gestion :
– la comptabilité et/ou la paie
– les Ressources humaines : recrutement, suivi des formations
– secrétariat et assistance de direction : permanence téléphonique, saisie de données, gestion d’agendas, traitement des e-mails.
- La relation client :
– prospection, prise de RDV,
– Service client
- L’informatique
– gestion administrative du système informatique et cloud : Gestion des serveurs, hébergement de données, support technique interne
– Cybersécurité
– Développement de logiciel
- La logistique et supply chain
– transport, livraison
– process et organisation
– nettoyage, gardiennage, ect
- La communication (eh oui. !)
– stratégie globale
– création de contenus (digitaux et imprimé), rédaction et graphisme
– gestion des réseaux sociaux
Beaucoup d’activités peuvent donc être gérées par un prestataire, sauf votre métier 😉
Les avantages de l’externalisation :
En soutraitant certaines fonctions, vous gagnez du temps de disponible. Je parle ici de ce que je connais : externaliser sa communication permet d’économiser 25% du temps du dirigeant. Il peut ainsi se consacrer pleinement à son cœur de métier.
Vous êtes plus efficace et régulier : vous profitez des compétences immédiatement opérationnelle du prestataire et de son regard extérieur.
Réduction des coûts : au lieu d’embaucher quelqu’un vous soutraiter la fonction. Ce qui pemet de transformer les charges fixes en charges variables.
Gain de flexibilité : vous pouvez faire appel au prestataire pour un temps. Stopper la mission et la reprendre quand le besoin se fait sentir.
Les limites, issues de mon retour d’expérience :
Transparence et fluidité de l’info : un prestataire externe ne sera jamais totalement dans l’entreprise. Il lui manque la « culture cachée », les non-dits, l’historique interne. Sans compter qu’il peut être difficile pour lui d’anticiper les subtilités ou de deviner les changements.
Réactivité immédiate : contrairement à un salarié en interne que l’on peut croiser dans un couloir ou interpeller en urgence pour pivoter sur un sujet en 5 minutes, le prestataire gère un portefeuille de clients et ne peut pas toujours être en capacité à répondre dans la foulée.
La frontière du pilotage : externaliser ne signifie pas déléguer et ne plus sans occuper. Pour qu’une prestation fonctionne, le client doit se rendre disposnible pour fournir des éléments, valider des étapes, arbitrer.
En résumé, l’externalisation est utile quand :
– l’entreprise a besoin d’une compétence ponctuellement, sans les contraintes de l’embauche. Par exemple pour organiser un évènement, comme le salon « Mesdames, Santé vous bien » que j’ai eu plaisir de co-gérer avec la CPTS des Vosges centrales.
– si elle souhaite déléguer la fonction à l’extérieur pour gagner du temps. À l’image de Jérémy, l’expert de la machine à coudre.
– à l’occasion d’un surcroit d’activité, pour accompagner le développement d’un projet, pour faire face à une croissance rapide. C’était le cas de la Manufacture vosgienne d’émaillage qui m’a sollicitée pour accompagner le développement de l’atelier de l’émail.