Notion, l’outil qui seconde mon cerveau

(Tableau de bord de mon espace Notion) 
– mai 2023 –

Depuis la création de la société, l’organisation a toujours été très importante pour moi. Une phase non négligable. J’ai utilisé plusieurs techniques, des plus traditionnels, aux plus originales. Je ne prétends pas avoir trouvé LA méthode pour disposer d’une organisation au top. Mais j’ai trouvé celle qui me convient aujourd’hui.

Car je pense que chacun doit penser son système d’organisation suivant ses affinités et envies. Le mien est composé aujourd’hui d’un ensemble d’outils centralisé dans un espace : Notion. C’est un outil gratuit que je perfectionne au grès du développement de ma société.

De l’agenda papier à Notion en passant par le bullet

Aimant particulièrement (voire passionnément) l’écriture, j’ai commencé avec l’agenda traditionnel, en plus d’en tenir un électronique. Mais les posts-it d’idées ou de notes concernant mes projets clients étaient trop nombreux et je me mélangeais les pinceaux. J’ai alors migré vers le bullet journal, en plus du calendrier numérique. Seulement, la méthode du report ne me convenait pas. Il me manquait la projection sur une longue période. Notamment pour la gestion des projets annuels.

Il y a deux ans, j’ai donc mixé l’agenda papier et le bullet. Privilégiant le numérique pour mes rendez-vous. Ces deux outils m’ont accompagnée pendant plusieurs années. J’ai d’ailleurs écrit un billet sur le sujet il y a quelque temps.

Mais il me manquait quelque chose. Car je naviguais de l’un à l’autre et utilisais, pour la gestion des projets et de mon entreprise, des tableaux Excel longs de plusieurs colonnes.

La vision globale des tâches et leur interconnexion manquaient, notamment pour la gestion de ma communication et le calendrier de publications. C’est compliqué de faire des relations fluides avec des tableaux Excel. Et je suis quelqu’un aussi de très visuel.

Les réseaux et l’algorithme étant ce qu’ils sont, je suis tombée sur plusieurs stories de graphistes sur Instagram qui vantaient les mérites d’un outil d’organisation sur lequel il était possible de gérer TOUS les pans de sa société. Le top. Et on pouvait même synchroniser les donnés entre elles. Le paradis. Moi qui croisait manuellement les donnés chaque fin de mois d’un tableau Excel à l’autre…

Je découvrais Notion. Et là wahou ! J’étais comme une enfant un matin de Noël.

Exemple de tableau de suivi – agenda 2019 ©kmscommunication

Se former pour être opérationnelle

Comme beaucoup, j’ai fait mes premiers pas en regardant plusieurs vidéos. C’était l’été, j’avais un peu plus de temps. La formation gratuite de Shubham Sharma et ses templates m’ont enseigné les bases.

J’ai ensuite téléchargé de nombreux autres templates notamment pour la gestion de ma création de contenus, suivant mes découvertes de navigation (et les propositions des algorithmes). Et très vite ce fut le bazar.

Les supers beaux espaces que je voyais dans les stories ne ressemblaient pas au mien… Je perdais plus de temps que je n’en gagnais. Donc je me suis posée un ultimatum = me former à l’outil pour être prête en 2023. Julie de BaccOffice lançait une masterclass. J’y ai participé, ai posé mes questions et mes doutes. Puis j’ai signé pour sa formation et son accompagnement dans la foulée.

Pendant tout le mois de décembre, à raison d’un cours par semaine, j’ai suivi scrupuleusement sa formation. Chronotype, tableau de bord, objectifs, bases de donnés, blocs synchronisés, automatisation… Petit à petit, je construisais mon espace sur la base de son modèle. Un espace qu’on a retouché ensemble, ajusté à mes besoins lors des coaching 1:1.

Me former m’a permis de gagner un temps précieux sur la prise en main de l’outil. Même s’il me reste encore des ajustements à faire pour l’adapter à mon activité et à mes besoins, qui évoluent, forcément.

Mais grâce à Notion je gagne un temps fou en centralisant toute mon activité et je peux collaborer directement avec mes clients (expérience 5 étoiles de fou !) 

« C’est beaucoup plus pratique. J’ai une meilleure visibilité sur tout ce que nous avons en cours, sans avoir à chercher. On a tout sous les yeux. »

Nathalie, UP compétences +, à propos de l’espace de collaboration que j’ai construit pour notre collaboration.

Notion me permet donc d’avoir une vision globale de l’état d’avancée de mes projets clients et business (y compris de communication). Ce qui me permet de ne plus oublier de travailler POUR mon entreprise, plutôt que uniquement DANS mon entreprise. Mais on en reparlera 😉

Et chose à laquelle je n’aurais jamais pensé : je (re)trouve toutes mes notes !! Elles sont classées par thèmes et si jamais je suis perdue, la fonction “recherche” les retrouve en un clin d’œil. Décharge mentale garantie !

Enfin, élément non négligable : mon côté “organisation” s’est réconcilié avec mon côté créatif, plus bordélique. Car Notion me permet de m’éclater à designer mon espace tout en le rangeant.