Organisation :
je tente le « Bullet Journal »

Le métier d’indépendant est passionnant mais demande une certaine rigueur. L’organisation de son temps de travail est primordiale. Entre tableaux de bord, agenda, retroplanning, il faut trouver le mode de fonctionnement qui nous correspond et l’adapter à son activité pour gagner en efficacité.

Lors d’un précédent post j’évoquais que le fait j’étais accompagnée dans la création de mon entreprise de conseil en communication par l’organisme Pacelor Lorraine.

L’une des premières choses que Pacelor conseille aux créateurs d’entreprise c’est d’être organisés. Dans le pack « création » ils nous confient différents tableaux permettant à chacun de suivre l’avancée de son activité. Ainsi armés de tableaux de bord comprenant outils de suivi, rétroplanning et autres tableurs remplis de curseurs et d’indicateurs, les créateurs suivent avec méthode la gestion financière et stratégique de leur entreprise et prennent du recul sur leur propre activité.

Ces outils, comme tout modèle, sont à adapter à chaque situation, à chaque personnalité, je dirais même au rythme de chacun.

Choisir une solution globale pour suivre son activité

La traçabilité quand on gère une entreprise c’est en effet indispensable. Tout comme de savoir placer les temps consacrés à la réalisation d’une tâche sur un planning. Cela évite d’être pris de court et de devoir consacrer une nuit entière à boucler le dossier que l’on avait oublié de traiter…

Pour ma part, mon passé en industrie avait déjà bien entamé ce souci de traçabilité permanent. Le saut dans l’entrepreneuriat n’a fait qu’accroitre la chose.

Toutefois trop de tableaux, tue le tableau comme on dit en com’. Très vite j’ai eu besoin d’avoir une vision et une seule de l’ensemble. D’autant que mon activité de conseil en com nécessitait d’utiliser ces mêmes outils de traçabilité pour mes propres clients. J’ai donc cherché une solution globale. Voire visuelle, car je mémorise plus les éléments quand ils sont visuels.

Inspiration Bullet journal (ou Bujo)

En décembre dernier je tente un premier test avec le Bullet journal suite à une newsletter qui en vantait les mérites. Il y était indiqué que cet « organisateur » révolutionnaire permettait à son détenteur de ne plus jamais être dans le jus. Cette sérénité laissait rêveur. Un mois de test plus tard je ne m’y retrouvais pas. J’ai donc repris le bon vieil agenda de bureau. Mais en y ajoutant des pages…

J’ai en effet ajouté des pages dans mon classique agenda « semainier » pour garder l’idée de conserver dans un seul et même cahier toutes mes notes, inspirations, etc. Mon « organisateur » ne ressemble donc pas un Bujo, mais en utilise certaines techniques. Mon objectif étant de l’adapter pour gagner en efficacité et éviter de tomber dans le travers de consacrer trop de temps à le « dessiner ».

J’ai donc rassemblé dans mon agenda semainier :

Des pages « collections » :

Un planning annuel pour planifier
mes publications sur les réseaux sociaux :

Des « trackers » ou tableaux de suivi mensuels pour suivre l’avancement de mes contrats clients en les adaptant à mon activité.

Et le dernier né des tableaux de suivi : le rétroplanning mensuel.

Mon rétroplanning mensuel je l’ai voulu minimaliste contrairement à tous les modèles de pages que l’on trouve, l’objectif étant l’efficience. J’y ai incris 5 grandes catégories :

• travaux en cours en conseil et rédaction,
• prospection,
• gestion/formation,
• communication sur mon entreprise,
• perso.

Dans la partie travaux en cours, je liste les dossiers à traiter en conseil en communication et en rédaction et j’inscris les temps de réalisation pour chacun d’eux dans le tableau mensuel. Avec une échéance s’il y en a une.

Idem pour les 4 autres parties, j’inscris dans le tableau :

• les temps de prospection et rendez-vous client,
• des plages de tâches « administratives »,
• les formations prévues,
• les actualités, mises à jour de mon site et autres outils de communication à concevoir (sans oublier les temps de conception),
• les rendez-vous persos.

Chaque tâche (ou rendez-vous) est ensuite reportée dans l’agenda hebdomadaire et également, bien sûr, sur mon agenda électronique. Quand les tâches sont réalisées je note et reporte dans mon tableau de suivi le temps passé à la réalisation de chacune d’elle. Ce qui me permet d’ajuster sur le mois suivant les heures consacrées à l’élaboration d’une tâche.
Je n’en ajoute pas plus et vous laisse voir ce que cela donne dans les 44 secondes qui suivent :